Что такое чек-лист? Назначение, применение и 10 правил создания эффективного чек-листа

25.11.2022

Статистика показывает, что человек за первый час забывает 60% полученной информации. К сожалению, невозможно держать все в голове, а иногда лучше записывать. Контролировать выполнение задач можно с помощью инструментов. В статье мы поговорим об одном из эффективных способов самопроверки — чек-лист. Что такое чек-лист, разновидности, а также как правильно создать чек-лист — ключевые правила.

Содержание:

1. Что такое чек-лист? Первое упоминание
2. Виды чек-листов
3. Для чего нужен чек-лист? Назначение и применение
4. 10 главных правил создания чек-листа
5. Плюсы и минусы 
6. Задачи чек-листа в маркетинге
7. Выводы 

Что такое чек-лист? Первое упоминание

Чек-листы это контрольный список действий, который помогает систематизировать работу, избежать ошибок и отслеживать процесс. Подобная инструкция экономит время, избавляя голову от лишней нагрузки. Чек-листы это руководство, которое помогает правильно выполнять любые задачи или действия с максимальной эффективностью. Чек-лист подходит для самомотивации или контроля команды. Можно провести чек-лист тестирования, чтобы найти собственный идеальный вариант.   

Впервые чек-лист изобрели в авиации. Испытания новой модели «Boeing» привели к крушению. Пилотам самолета было сложно запомнить действия для управления конструкции. Чтобы облегчить задачу, придумали пошаговую инструкцию действий — чек-лист — во время посадки и взлета, полета. С тех пор чек-лист стал обязательным инструментом не только в профессиональной сфере, но также закрепились в повседневной жизни.

Виды чек-листов

Чек-лист бывает двух типов, разделенных по назначению:

1. «Прочитал — сделал». Документ с прописанными действиями, которые следует поочередно выполнить. Здесь нет чекбоксов для отметки «выполнено». Такой чек-лист напоминает кулинарный рецепт, где нужно придерживаться инструкции в приготовлении блюда. 
2. «Сделал — отметил». Формат содержит специальные чекбоксы для того, чтобы отметить действие как выполненное. Чек-лист включает действия в произвольном порядке, последовательность не имеет значения. Это может быть список необходимых вещей, которые следует обязательно взять в путешествие. Самый простой пример чек-листа «сделал — отметил» — список покупок.  

Для чего нужен чек-лист? Назначение и применение

Чек-листы это полезная инструкция, которая выполняет следующие функции:

• Оптимизация. В повседневной работе мы сталкиваемся с повторяющимися этапами. Например, для того чтобы выпустить статью в блог, мне потребуется составить план, структуру, заголовок, список ключевых слов, а также подготовить анонс для социальных сетей, согласовать выпуск, подготовить креативы. Эти действия являются обязательными для каждой статьи. Поэтому, чтобы не пропустить детали, нюансы и этапы работы, у меня есть чек-лист, в котором прописаны важные действия.     
• Отслеживание и контроль. Чек-лист помогает разделить сложную задачу на несколько простых этапов, чтобы облегчить процесс. Вы наглядно видите, что уже выполнено, а где стоит ускориться. Следуя инструкции, задачу легче закрыть, хочется быстрее проставить галочки напротив каждого пункта. 
• Возможность оценить качество работы. Если чек-лист всегда под рукой, вы легко оцениваете, насколько качественно выполняется задача, как быстро команда достигает результата. 
• Лидогенерация. Если говорить о маркетинге, то чек-листы это формат для привлечения новых подписчиков, читателей. Многие используют чек-лист в качестве лид-магнита, предлагают скачать полезный чек-лист в обмен на подписку, контакты для связи.
• Инструмент мотивации. Говорят «большого слона легче есть по кусочкам». В данном случае, чек-лист разбивает этого «страшного» слона — глобальную задачу — на мелкие кусочки. Такой метод помогает преодолеть страх перед трудностями и скорее принять вызов — выполнить действие и получить результат.
• Руководство к действию. Чек-листы это готовый план действий для полной концентрации над задачей.     

10 главных правил создания чек-листа 

1. Важно поставить цель, зачем вам нужен чек-лист? Сконцентрируйтесь на одной проблеме, не используйте пример чек-листа как шаблон. Пошаговая инструкция должна привести к решению.
2. Разбейте процесс на мелкие подзадачи, которые сможете выполнить за один раз. Глобальные задачи следует дробить до тех пор, пока не получите список дел с достижением конкретной цели. Далее можно переходить к следующему пункту. 
3. Структурируйте план действий в чек-листе. Если задача действительно большая и сложная, тогда лучше группировать чек-лист на тематические блоки. Огромный список из 100 пунктов сложно выполнять.
4. Излагайте мысль просто, доступно для понимания. Один пункт — одно действие. Дополнительные предложения вынесите в отдельный документ. 
5. Выстраивайте логичную последовательность между пунктами.
6. Не расписывайте каждое действие как роман из нескольких частей, оформление чек-листа должно быть лаконичным — 2-5 слов на один пункт. Четко пропишите, что сделать. Огромное количество текста выглядит устрашающе, так не захочется браться совсем за работу.
7. Не тратьте время на оформление. «Не засоряйте» чек-лист лишними шрифтами или другим цветом, это отвлекает. Главное — текст. Оформление чек-листа лучше делать в форме таблицы, в интернете можно найти множество примеров, шаблоны чек-листов. Также существуют сервисы для создания чек-листа онлайн. Например, Canva, Checkli и другие.
8. Установите сроки и дедлайны, что поможет ориентироваться, насколько быстро проект двигается к завершению.  
9. Ключевые задачи. Чек-лист можно составлять для любой ситуации, однако сконцентрируйтесь на тех, которые требуют внимания.
10. Старайтесь сделать чек-лист универсальным — документом смогут пользоваться другие сотрудники. Если вы решите делегировать или передать проект другому человеку, он сможет следовать плану, прописанному в чек-листе.

Плюсы и минусы 

Чек-листы это способ упростить процесс работы, не держать в голове второстепенные детали. Вы прописываете алгоритм действий и следуете ему. С помощью чек-листа есть возможность оценить реальный объем работы, распределить порядок выполнения действий. 

Преимущества:

• Повышает производительность труда. Вы последовательно двигаетесь по плану согласно чек-листу, не отвлекаясь.
• Избежание ошибок или их минимизация. С четким списком не остается шансов совершить ошибки, риски снижаются практически к нулю.
• Возможность делегировать задачи. Чек-лист позволяет увидеть те задачи, которые можно смело передать на выполнение команде, другому отделу, на аутсорс.
• Повышает уровень дисциплины. Это касается как самодисциплины так и управления командой. Чек-лист поможет организовать рабочий процесс, привести порядок в тех вопросах, где есть пробелы.
• Упрощает контроль выполнения задач. Имея на руках чек-лист, вы легко проверите выполненную работу.  

Чек-лист автоматизирует процесс, что приводит к повышению эффективности и качества выполнения задач. 

Недостатки

Несмотря на большое количество преимуществ, чек-лист имеет недостатки:

• Чек-листы это форма прокрастинации. Можно долгое время составлять список дел, но так и не приступить к его выполнению.
• Чек-лист как шаблон действий. Многие сотрудники теряют возможность проявить творчеств, автоматически двигаясь по плану.
• Саботаж работы. Для некоторых сотрудников чек-лист звучит как принудительная обязанность, что приводит к проблемам в коммуникации. Важно правильно донести смысл данного инструмента.

Задачи чек-листа в маркетинге 

Маркетолог может использовать чек-лист как в рабочих, так и в личных целях. В маркетинге чек-лист необходим для выполнения комплексных задач. Например, для координации работы большой команды, особенно если есть внештатные сотрудники. Когда чек-лист находится перед глазами, каждый член команды понимает, на каком этапе и что ему нужно делать. 

Чек-лист обеспечивает точное и быстрое выполнение задач, особенно в маркетинге когда «горят» дедлайны.

Выводы

Чек-листы это инструмент, который способен облегчить любой процесс, оптимизировать его и упросить. Примеры чек-листа можно создать самостоятельно с помощью Google таблицы, провести тестирования чек-листа и пробовать работать с документом. 

Использование чек-листа помогает избежать и минимизировать ошибки, оценить качество выполненной работы, повысить уровень самодисциплины и мотивировать команду для достижения высоких результатов.