Воркфлоу как принцип организации рабочего процесса

01.04.2024

Олена Гайдак

Workflow буквально переводится «рабочий поток». Это способ упорядочения рабочих процессов, который помогает организовывать, как повторяющиеся однообразные задачи, так и выполнять сложные творческие проекты. Сегодня термином «воркфлоу» также называют программные решения, которые помогают усовершенствовать рабочие процессы. 

Как использовать Воркфлоу для ежедневных задач?

Чаще всего Воркфлоу используют для налаживания процессов внутри команды. Автоматизация возникает в результате четко сформированной цепочки задач. На каждом этапе вовлеченные участники имеют набор инструкций, а также инструментов, знаний и умений для решения задач в различных условиях. 

Для удобства Воркфлоу-процесс описывают с использованием блок-схем (представление алгоритма с помощью связанных между собой схематических блоков) или графов (элементы с обозначенным направлением связей). Далее рассмотрим несколько примеров

Применение Воркфлоу в работе копирайтера

Копирайтер — это специалист, который создает маркетинговые тексты. В рамках работы одного специалиста нужно работать с различными форматами, темами, которые часто не связаны между собой.

Упорядочение задач можно представить в виде текстовой схемы:

1. Получение ТЗ (технического задания). Примерное определение сложности, оценка своих навыков и знаний, установление тайминга. 
2. Изучение информации, создание плана статьи, сценария или описания структуры лендинга, отдельной страницы сайта и т.д. 
3. Черновое написание текста.
4. Вычитка и редактура, дополнения и расширения.
5. Перевод на другие языки при необходимости.
6. Финальная сдача материала (публикация, передача на программистов или продакшн).

Как оптимизировать работу email-маркетолога

Имейл-маркетолог — это специалист, который продвигает товары или услуги через электронную почту. Рассмотрим создание имейл-рассылки при условии, что уже есть база получателей и сервис для создания рассылок:

1. Определите цели и тип рассылки в соответствии с текущей задачей.
2. Проанализируйте информационное поле. Пропишите тему, текст, подготовьте визуал или поставьте ТЗ соответствующим специалистам. 
3. Создайте письмо в почтовом сервисе.
4. Выполните необходимые настройки и отправьте рассылку.
5. Проанализируйте рассылку.

В этом примере анализ — отложенная задача, которую нужно запланировать отдельно от основного пула и только потом закрыть все задачи.

Воркфлоу как способ работы с проектами разной сложности

В организации ежедневных процессов все сводится к построению приемлемого плана и его соблюдению в отведенных временных рамках. К масштабным проектам, на выполнение которых требуются недели или даже месяцы, нужен иной подход. 

Дорон Майер в книге «Workflow: Практическое руководство к творческому процессу» пишет:

«Три основных этапа творческого процесса… — замысел, видение и воплощение — отличный исходный пункт для детализации проекта.

В малых и средних проектах целесообразно уделять 25%-40% времени на замысел и видение, оставляя 60%-75% на этап воплощения. Этап замысла обычно достаточно короткий, а это значит, что большую часть времени до воплощения будет посвящено разработке вашего видения».

Итак, общий план проекта выглядит так:

1. Замысел — это сама идея без четких указаний. Их может быть несколько.
2. Видение — разработка замысла до целостной стратегии. На этом этапе также необходимо сделать сбор информации, отсеять ненужное и зафиксировать все находки. 
3. Воплощение — непосредственное выполнение. Четкий и прагматичный этап, на котором необходимо выполнить задачу в срок.

Как разработать детализированный план малого или среднего проекта?

Дорон Майер в вышеупомянутой книге предлагает линейный план. Суть заключается в том, чтобы изобразить всю будущую работу над проектом на прямой с отведенным количеством дней и блоками этапов.

Сначала следует разместить три основных — замысел, видение, воплощение, а затем их детализировать. Пример на рисунке ниже

Если есть четкая задача, то этап замысла можно пропустить, больше времени уделив исследованию или непосредственно воплощению.

Также в книге автор дает несколько советов для организации процесса:

1. Устанавливайте микросроки — разбивайте день на задачи и последовательно придерживайтесь их. Это сработает, если над задачей работаете самостоятельно и не нужно отвлекаться на другие текущие задачи.
2. Не стоит планировать микросроки до конца проекта. Распределите время на большие блоки, а микрозадачи расписывайте с учетом текущей ситуации. 
3. Обязательно записывайте запланированные шаги. 

Работа над большими проектами

Воркфлоу, как отмечали в начале, работает не только в рамках организации времени одного специалиста, но и целой команды. Линейный план не может вместить одновременно много переменных. В этом случае лучше всего использовать блочную структуру. 

В своей книге Дорон Майер пишет:

«Если вы работаете над большим или сложным проектом, то вместо того, чтобы разделять его на простые задачи, разбейте его на подпроекты»

Если микропроект все еще остается достаточно сложным, поделите его на еще меньшие. Продолжайте, пока не сможете применить линейный план. 

Для организации команды над крупными проектами рекомендуем использовать специальные программы.

Инструменты Воркфлоу

Если маленький проект, который вы выполняете единолично, удобно записать в блокнот, то в организации командной работы традиционные ручка и бумага вряд ли помогут. Даже для самостоятельного использования в современном мире существует много веб-программ и мобильных приложений. Расскажем о 2 любимых программах, которые имеют украиноязычный интерфейс.  

Trello 

Онлайн-платформа для упорядочения командной работы. С помощью досок, списков и карточек можно создать многоуровневую структуру большого проекта и контролировать его выполнение командой. 

Trello используют также и для личных задач — планирование, сохранение информации, очерки, напоминания и тому подобное.

Worksection

Программа-помощник для планирования, которая работает, как на компьютере, так и на телефоне. Организацию и контроль командной работы обеспечивают функции:

• Дашборд проекта изображает все данные в одном месте с помощью диаграмм и графиков;
• Диаграмма Ганта визуализирует связи между проектами и задачами;
• Канбан-доски оптимизируют управление.
• Чаты, отчеты, постановка задач помогают в ежедневной работе и коммуникации.

Как и предыдущую программу, Worksection можно использовать бесплатно для индивидуального пользователя. Тарифы для командной работы зависят от количества добавленных участников и предоставляемого функционала.

Кроме перечисленных инструментов, специалисты разных направлений работают в Asana, Jira и Monday. Они не имеют украиноязычной версии. Принцип работы в программах похож, отличаются некоторые функции и наполнение.