Kanban: что это такое и чем он будет полезен маркетологам

10.01.2023

Юрий Телец

Kanban — это система управления проектами, которая используется для отслеживания выполнения сотрудниками задач и эффективного управления ними. Эта менеджерская философия поможет вам организовать работу компании в целом, а также выделить в рабочем процессе этапы и распределить их между коллегами.

Содержание:

• Краткая история Kanban
• Что такое Kanban-доска
• Kanban-принципы
• Преимущества и недостатки Kanban
• Канбан, Scrum и Agile: есть ли разница?
• Как могут использовать Kanban-доску маркетологи
• Таск-менеджеры, которые работают по принципу Kanban

Краткая история Kanban

Тайити Оно, инженер-технолог компании Toyota, разработал канбан в 1940-х годах как систему планирования для производственного сектора. Он вдохновлялся методами самозапаса, используемыми в супермаркетах, где покупатели самостоятельно решали, что им купить. Kanban — это система, которая была впервые использована на заводах Toyota, чтобы сбалансировать поставки материалов с фактическим производством. Заводские рабочие сообщали об уровне запасов определенных материалов с помощью карточки под названием «Kanban» (в переводе с японского языка — «вывеска», «визуальный сигнал»). Каждая карточка доходила до склада с записанными указаниями к требуемому материалу.

Сейчас же необходимости крепить карточки к производственному объекту нет. Вместо этого используется Канбан-доска. Что такое канбан и как эта система поможет достигать результата, мы расскажем далее.

Что такое Kanban-доска

Kanban-доска — это инструмент управления проектами, визуализация задач, которые необходимо выполнить разным работникам/подразделениям вашей компании.

Изображение от katemangostar на Freepik

Такая доска состоит из трех основных столбцов («Сделать», «Выполняется», «Готово») и даёт вам возможность убедиться в эффективности и прозрачности работы вашей команды. Карточка с заданием для сотрудника/отдела в процессе его выполнения должна перемещаться от колонки «Сделать» до колонки «Готово». Отметим, что вы можете расширить структуру Kanban-доски и самостоятельно доставить необходимые столбцы (например, «Проверка» или «Утверждение»), если задача сложная и требует большего количества этапов реализации.

Поскольку всё происходит в режиме реального времени, сотрудники могут самостоятельно отслеживать прогресс, ускорять процессы для соблюдения сроков и вносить некоторые изменения, что будет способствовать успешному выполнению задачи.

Kanban-принципы

 Изображение от vectorpouch на Freepik

Визуализируйте рабочий процесс. Независимо от того, разрабатываете вы цифровую или физическую Kanban-доску, вы должны визуализировать на ней всю свою работу. Для этого, например, используйте карточки разных цветов. Если вы не планируете проектировать сложную доску, то уменьшите количество столбцов до двух — «Сделать» и «Выполнено». Назначьте людей для отслеживания выполнения задач. Не забывайте распределять карточки по колонкам, которые соответствуют их статусам.

Следите за рабочим процессом. Чтобы выяснить, эффективно ли работает ваша Канбан-доска, продвигает ли она вас к достижению целей, подумайте о мониторинге ключевых показателей, включая время и качество выполнения задачи, количество задействованных ресурсов для этого и т.д.

Установите ограничения на карточки. Вы должны определить, сколько карточек можно разместить одновременно в определенной колонке канван. Для этого правильно рассчитывайте сроки выполнения. Если объем заданий и выделенного на них времени будут совместимы, ваша команда будет выполнять задачи одну за другой без каких-либо препятствий.

Улучшайте рабочий процесс. Kanban-доска помогает не только следить за выполнением задач, но и выявлять слабые или проблемные места в организации работы сотрудников и компании в целом. Так вы получаете возможность усовершенствовать рабочий процесс, находить и пробовать на практике новые методы и техники в системе управления проектами.

Преимущества и недостатки Kanban

Как и многие другие, этот метод управления рабочим процессом имеет свои преимущества и недостатки. Среди первых отметим то, что Kanban помогает:

• обеспечить сотрудничество между членами команды;
• эффективно управлять задачами;
• отслеживать ход выполнения заданий и ускорять его;
• соблюдать сроки проектов и успешно завершать их;
• устранять проблемы;
• внедрять улучшения.

Недостатки Канбан — это некоторые особенности его функционирования:

• не может работать автономно;
• не имеет четких временных рамок для каждого этапа, если вы не установите их самостоятельно;
• не подходит для среды с короткими производственными процессами.

Канбан, Scrum и Agile: есть ли разница?

Система Канбан часто ассоциируется с моделью управления Agile, особенно когда речь идет о сфере выпуска программного обеспечения. Суть философии Agile состоит в том, чтобы команда могла гибко реагировать на изменения и легко адаптировать свое планирование, при этом непрерывно улучшаясь и эволюционируя.  Метод Канбан прекрасно подходит для решения именно таких задач.

В свою очередь, от системы Scrum требуется помочь команде уложить в сжатые сроки выполнение большого объема задач. Канбан доска совместима со Scrum, поэтому команды работают с их помощью, но основным способом организации процесса становятся так называемые «спринты». Рабочие сессии с ограниченным периодом действия (2 недели) и регулярными совещаниями позволяют достичь максимальной эффективности и вовремя закрывать актуальные задачи.

Как могут использовать Kanban-доску маркетологи

Как вы уже поняли, Kanban-доска — это многофункциональный инструмент, который поможет вам своевременно и качественно выполнить сложную задачу. Вы выделите в ней конкретные этапы, распределите между коллегами и сможете отслеживать рабочий процесс от начала до конца. Так, например, при создании кейса Kanban-доску можно разделить на четыре столбика:

• «Новые задачи» (изучить бизнес-модели и тенденции рынка);
• «Текущие задачи» (сформировать digital-стратегию);
• «Обзор результатов работы» (проанализировать результаты тестового запуска сайта);
• «Выполненные задачи» (создан брендбук).

Источник: https://www.actitime.com

Название колонок и действия — это лишь наглядный пример. Преимущество Канбан-доски, о котором мы уже вспоминали, состоит в том, что вы можете экспериментировать с их именами и количеством.

Когда будете внедрять Kanban-доску в своей компании советуем:

1. Указывать четкие сроки выполнения задач (фиксированную дату и время, а не «на протяжении», «как можно скорее»).
2. Контролировать, чтобы один сотрудник/отдел выполнял одну задачу (многофункциональность и  Канбан — несовместимы).
3. Учитывать индивидуальность коллег, их характер, особенности работы и сильные стороны.
4. Реально оценивать сроки выполнения тех или иных задач в зависимости от уровня их сложности.

Таск-менеджеры, которые работают по принципу Kanban

Сегодня существует множество уже готовых систем управления проектами, в основе которых лежит Канбан. Таск менеджер — это полезный инструмент, без которого уже сложно представить организацию работы большинству предприятий. 

Рекомендуем обратить внимание на таск-менеджеры, которые редакция Webpromo использует, либо тестировала.

Worksection

Система управления проектами, которая уже много лет используется нашим агентством. Основные плюсы — широкий функционал для структуризации задач, возможность создавать в аккаунте разные проекты с разными уровнями доступа для всех членов команды, наличие полноценной мобильной версии и интеграция с чат-ботом, безопасность хранения данных. Для новичков есть бесплатная версия с достаточным количеством функций.

Trello

Этот еще один популярный онлайн-сервис для управления задачами чаще всего используется редакциями, контент-агентствами, дизайнерами или командами разработки, маркетологами или для личных целей. Такой инструмент будет крайне полезен при разработке сайта, поскольку помогает быстро определить незавершенные задачи, те, которые в процессе, и уже готовые.

Источник: https://blog.trello.com

С помощью Trello вы можете определять, какие ошибки устраняются, а какие ставят всех в тупик, а также создавать различные списки, чтобы указать уровень серьезности каждой проблемы, о которой сообщается.

Источник: https://blog.trello.com

Фишки сервиса — “творческие” функции для проведения брейнштормингов или совещаний. Есть бесплатный тариф для ознакомления.

Jira

Эта Kanban-доска популярна у разработчиков, дизайнеров, маркетологов, hr-департаментов. Функционал аналогичен предыдущим вариантам, но так как Jira является частью среды Atlassian Marketplace, таск-менеджер можно “улучшать” с помощью различных расширений и программ. Например, интегрировать в систему управления аналитику, диаграммы, форму отчетности, мониторинговый центр и т.д.

Вот мы и познакомились с Канбан. Надеемся, что такая система управления проектами улучшит работу вашей компании, поможет сотрудникам работать более эффективно и выполнять задачи точно в срок. Если вы дошли до этого предложения, значит уже пришло время разработать собственную Kanban-доску.