Что такое чек-лист? Назначение, применение и 10 правил создания эффективного чек-листа

19.06.2024

Ольга Сомова

Держать все необходимые планы и информацию в голове невозможно, поэтому важное принято записывать. Но как делать записи и решать задачи эффективно? Сегодня поговорим об одном из лучших способов самопроверки. Что такое чек-лист, какие его разновидности есть и как верно сделать?

Содержание:

1. Что такое чек-лист? Первое упоминание
2. Виды чек-листов
3. Для чего нужен чек-лист? Назначение и применение
4. 10 главных правил создания чек-листа
5. Плюсы и минусы 
6. Задачи чек-листа в маркетинге
7. Выводы 

Что такое чек-лист? Первое упоминание

Чек-лист — это контрольный список действий, который помогает систематизировать работу, избежать ошибок и отслеживать процесс. Подобная инструкция экономит время, избавляя голову от лишней нагрузки. Чек-листы — это руководство, которое помогает правильно выполнять любые задачи или действия с максимальной эффективностью. Контрольный список подходит для самомотивации или контроля команды. Можно провести тестирование, чтобы найти собственный идеальный вариант применения этой технологии.   

Впервые понятие чек-листа появилось в авиации. Испытания новой модели «Boeing» привели к крушению: пилотам было сложно запомнить действия для управления самолетом. Чтобы облегчить их задачу, придумали пошаговый чек лист пример: он представлял собой  последовательную инструкцию по действиям, которые требовались во время посадки и взлета, полета. С тех пор такие гайды используют в самых разных профессиональных сферах и в повседневной жизни.

Виды чек-листов

Два типа check-list различаются по назначению:

1. «Прочитал — сделал». Документ с прописанными действиями, которые следует поочередно выполнить. Здесь нет чекбоксов для отметки «выполнено». Такой список напоминает кулинарный рецепт, где нужно придерживаться инструкции в приготовлении блюда.
2. «Сделал — отметил». Формат содержит специальные боксы для того, чтобы отметить действие как выполненное. Такой шаблон чек листа включает действия в произвольном порядке, последовательность не имеет значения. Это может быть список необходимых вещей, которые следует обязательно взять в путешествие. Самый простой пример чек листа формата «сделал — отметил» — список покупок.

Для чего нужен чек-лист? Назначение и применение

Чек лист дел — это полезная инструкция, которая выполняет следующие функции.

• Оптимизация. В повседневной работе мы сталкиваемся с повторяющимися этапами. Например, для того чтобы выпустить статью в блог, автору потребуется составить план, структуру, заголовок, список ключевых слов, а также подготовить анонс для социальных сетей, согласовать выпуск, подготовить креативы. Эти действия являются обязательными для каждой статьи. Чтобы не пропустить детали, нюансы и этапы работы, автор обращается к чек-листу, в котором прописаны важные действия.     
• Отслеживание и контроль. Check-list помогает разделить сложную задачу на несколько простых этапов, чтобы облегчить процесс. Вы наглядно видите, что уже выполнено, а где стоит ускориться. Следуя инструкции, задачу легче закрыть: человека ведет подсознательное желание быстрее проставить галочки напротив каждого пункта. 
• Возможность оценить качество работы. Если чек лист дел всегда под рукой, вы легко оцениваете, насколько качественно выполняется задача, как быстро команда достигает результата. 
• Лидогенерация. Если говорить о маркетинге, то чек-листы — это формат для привлечения новых подписчиков, читателей. Многие используют его в качестве лид-магнита: предлагают скачать полезный чек-лист в обмен на подписку, контакты для связи.
• Инструмент мотивации. Говорят, «большого слона легче есть по кусочкам». В данном случае, check-list разбивает этого «страшного» слона — глобальную задачу — на мелкие кусочки. Такой метод помогает преодолеть страх перед трудностями и скорее принять вызов — выполнить действие и получить результат.
• Руководство к действию. Чек-листы — это готовый план действий для полной концентрации над задачей.

10 главных правил создания чек-листа 

1. Важно поставить цель, понять, зачем вам нужен чек-лист? Сконцентрируйтесь на одной проблеме, не используйте пример чек-листа как шаблон. Пошаговая инструкция должна привести к решению.
2. Разбейте процесс на мелкие подзадачи, которые сможете выполнить за один раз. Глобальные задачи следует дробить до тех пор, пока не получите список дел с достижением конкретной цели. Далее можно переходить к следующему пункту.  
3. Структурируйте план действий. Если задача действительно большая и сложная, тогда лучше группировать пункты по тематическим блокам. 
4. Излагайте мысль просто, доступно для понимания. Один пункт — одно действие. Дополнительные предложения вынесите в отдельный документ. Помогут составлять внятные чек листы примеры, которых очень много в Сети.
5. Выстраивайте логичную последовательность между пунктами.
6. Не расписывайте каждое действие как роман из нескольких частей, оформление должно быть лаконичным — 2–5 слов на один пункт. Четко пропишите, что сделать. Огромное количество текста выглядит устрашающе и отбивает желание браться за работу.
7. Не тратьте время на оформление. Не «засоряйте» список лишними шрифтами или другим цветом, это отвлекает. Главное — текст. Хорошо воспринимается информация в форме таблицы, в интернете можно найти множество примеров, шаблоны чек-листов. Также существуют сервисы для создания чек-листа онлайн. Например, Canva, Checkli и другие.
8. Установите сроки и дедлайны, что поможет ориентироваться, насколько быстро проект двигается к завершению.
9. Ключевые задачи. Checklist можно составлять для любой ситуации, однако сконцентрируйтесь на тех, которые требуют внимания.
10. Старайтесь, чтобы готовые чек листы были универсальными — документом смогут пользоваться другие сотрудники. Если вы решите делегировать или передать проект другому человеку, он будет следовать плану, прописанному в примере чек листа.

Плюсы и минусы 

Чек-листы — это способ упростить процесс работы, не держать в голове второстепенные детали. Вы прописываете алгоритм действий и следуете ему, получаете возможность оценить реальный объем работы, распределить порядок выполнения действий. 

Преимущества:

• Повышает производительность труда. Вы последовательно двигаетесь по плану согласно чек-листу, не отвлекаясь.
• Избежание ошибок или их минимизация. Чек лист дел позволяет свести риск сделать что-то неправильно практически к нулю.
• Возможность делегировать задачи. Вы хотите увидеть сегменты работы, которые можно смело передать на выполнение команде, другому отделу, на аутсорс? Поможет чек лист, пример которого можно найти в интернете.
• Повышает уровень дисциплины. Это касается как самодисциплины, так и управления командой. Список дел поможет организовать рабочий процесс, навести порядок в тех вопросах, где есть пробелы.
• Упрощает контроль выполнения задач. Имея на руках check-list, вы легко проверите выполненную работу.  

Чек-лист автоматизирует процессы, что приводит к повышению эффективности и качества выполнения задач. 

Недостатки

Несмотря на большое количество преимуществ, чек-лист имеет недостатки.

• Чек-листы — это форма прокрастинации. Можно долгое время составлять список дел, но так и не приступить к его выполнению.
• Вероятная шаблонность действий. Многие сотрудники теряют возможность проявить творчество и инициативу, автоматически двигаясь по плану.
• Саботаж работы. Для некоторых сотрудников чек-лист звучит как принудительная обязанность, что приводит к проблемам в коммуникации. Важно правильно донести смысл данного инструмента.

Задачи чек-листа в маркетинге 

Маркетологам такой список необходим для выполнения комплексных задач. Например, для координации работы большой команды, особенно если есть внештатные сотрудники. Когда гайд находится перед глазами, каждый член команды понимает, на каком этапе и что ему нужно делать. 

Чек лист дел обеспечивает точное и быстрое выполнение задач, особенно в маркетинге, когда «горят» дедлайны.

Выводы

Чек-листы — это инструмент, который способен облегчить любой процесс, оптимизировать его и упросить. Если вы ищете способ, как создать чек лист,  проще всего сделать это с помощью Google таблицы, а затем провести тестирование. 

Использование такого списка дел помогает избежать и минимизировать ошибки, оценить качество выполненной работы, повысить уровень самодисциплины и мотивировать команду для достижения высоких результатов.