Как написать эффективный follow-up? Советы для маркетинга и бизнеса
Эффективные коммуникации имеют важное значение для развития проекта, ведения бизнеса, поиска новых клиентов и трудоустройства. Чтобы устные договоренности не потерялись, важно их сразу фиксировать, то есть писать follow-up (FU). В статье расскажем, кто и как должен создавать FU, чтобы было вовремя, понятно и результативно.
Что такое follow-up?
Это письмо, которое составляют по итогам встречи и рассылают всем участникам. Обычно во время митинга руководитель назначает ответственного за ведение FU.
В письме прописывают краткие итоги, которые чаще всего выглядят как перечень задач с ответственным исполнителем и установленным дедлайном. Фоллоу ап используют в разных сферах:
- Маркетинг — для внутренних коммуникаций и согласований маркетинговой стратегии с брендом.
- Бизнес — поддержка контакта с клиентом и напоминание о бизнес-предложении.
- Рекрутинг — подведение итогов и уточнение статуса.
- Журналистика — сверка информации, запрос на дополнительные комментарии.
В каких случаях нужен follow-up?
Не все встречи требуют резюме и инструкций по дальнейшим действиям. Рассмотрим распространенные случаи, когда FU рекомендуем составлять:
- После внутренней рабочей встречи с коллегами, чтобы зафиксировать задачи и дедлайны, распределение обязанностей и т.д.
- После встречи с потенциальными клиентами, чтобы поблагодарить за выделенное время, подчеркнуть преимущества продукта и ответить на возможные вопросы.
- После встречи с текущими клиентами по существующим и будущим проектам, чтобы зафиксировать договоренности, сроки и порядок оплаты. К этому письму часто прилагают счет и проектные документы, договор и т.д.
- После собеседования — сообщить результаты, договориться о следующей встрече и выслать тестовое задание (если таковое предусмотрено).
- После конференции или другого мероприятия — подытожить выступления, прислать дополнительные материалы. Здесь можно добавить форму обратной связи, приглашение на другое мероприятие и тому подобное.
- По завершению проекта — подведение итогов и просьба об отзыве.
В имейл-маркетинге Follow up — это также триггерная цепочка писем (основанных на поведении и действиях клиентов) для продолжения общения и заключения сделки
В рамках этой статьи мы рассмотрим структуру и советы по написанию корпоративного FU для улучшения внутренних коммуникаций.
Фоллоу-ап после встречи с командой — это инструмент, который обеспечивает синхронизацию всей команды. Когда все участники имеют перед глазами один и тот же перечень задач и договоренностей, это минимизирует риск разногласий и гарантирует эффективное сотрудничество.
В случае встреч с клиентами, фоллоу-ап является неотъемлемой частью успешного сотрудничества. Он позволяет получить письменное подтверждение всех договоренностей, избежать недоразумений и обеспечить четкий план дальнейших действий для каждого участника, — отмечает Head of Marketing Webpromo, Марина Волынченко.
Структура и содержание фоллоу-ап: что внутри письма?
Вид и структура FU зависят от его целевого назначения, но обобщенно письмо состоит из трех основных блоков.
1.Вводная часть
Приветствие и благодарность за выделенное время, новые идеи и инициативы от сотрудников. Это может казаться мелочью и необязательным пунктом для внутренних писем. Многие компании пропускают благодарность сотрудникам за вклад в развитие компании. Однако исследование говорит: работники, которые чувствуют себя услышанными, в 4,6 раза чаще работают лучше и мотивированнее.
2.Итог встречи
При составлении основного блока важно помнить, что FU — не конспект, а резюме. Если встреча была длительной (более часа) и на ней обсуждалось несколько вопросов, в начале можно подытожить основные мысли. Это даст уверенность, что все участники знают о чем шла речь.
Главная часть follow-up — перечень задач, которые должны выполнить участники. Каждая задача должна быть:
- Содержательной с четкой формулировкой. Суть задачи должна быть понятна даже тому участнику, который не был на встрече.
- С определенными дедлайнами.
- Иметь ответственного.
- Ссылка на задачу в Worksection, Trello или другой сервис, которым пользуется ваша компания.
3.Финальный блок
В заключительной части письма указывают дату следующей встречи или других запланированных событий, добавляют ссылки на все материалы, которые обсуждались.
Старайтесь завершать FU на позитивной ноте. Это будет способствовать здоровой рабочей среде и мотивированности работников.
Основные правила и советы для создания follow-up
FU — это рабочий инструмент в различных сферах. Чтобы получить от него максимальную встречу, учтите еще несколько нюансов:
- Отправляйте follow-up своевременно. Приемлемым считается время в 24 часа.
- Не забудьте корректно указать тему письма. Если в вашей организации нет устоявшегося канона, название может содержать тему встречи и дату.
- Пишите тезисы кратко, понятным языком без лишних слов.
- Обязательно дублируйте задачи в вашей CRM-системе, то есть там, где они обязательны к выполнению. Follow-up — это просто напоминание. Он не обязывает выполнять задачи, но фиксирует ответственных. В дальнейшем это дает возможность легче и быстрее найти причины невыполнения задачи.
- В конце длинной встречи, на которой обсуждалось несколько тем и поставлено много разных задач, рекомендуют устно резюмировать основные тезисы. Это даст возможность проверить, что ответственный за FU ничего не пропустил.
- При оформлении письма придерживайтесь корпоративного стиля. Перед отправкой проверьте текст на ошибки.
