Декомпозиция целей: зачем она современному бизнесу и как эта методика поможет в достижении результатов

• 
  Редактор блога Webpromo
  Анастасия Кузнецова

Главный секрет продуктивности заключается в правильном планировании и умении расставлять приоритеты. Представьте, что руководитель поставил цель – увеличить продажи компании минимум в 3 раза. Звучит круто, но очень непонятно: с чего начать? Как достичь цели и не сойти с ума? К счастью, нет такой проблемы, которую невозможно было бы решить, и сегодня мы предлагаем вам поговорить о декомпозиции целей.

Декомпозиция целей — это методика, благодаря которой большие и страшные задачи разбивают на более достижимые подзадачи. Так вместо цели «увеличить прибыль в 3 раза» можно прописать пункты: повысить посещаемость сайта путем его оптимизации, запустить рекламную кампанию, увеличить ассортимент товаров и т.д. Если у вас есть пошаговый план действий к великой цели, то она уже не пугает.

Итак, в этой статье мы поговорим о:

• преимуществах и недостатках декомпозиции целей;
• том, как научиться эффективно применять методику в повседневной и рабочей жизни;
• основных принципах декомпозиции целей;
• как измерять результаты;
• ошибках, которые чаще всего возникают при планировании.

Зачем нужна декомпозиция целей: преимущества и недостатки

Метод декомпозиции целей имеет широкую область применения. Так, вы можете грамотно распределять свои повседневные задачи, при этом максимизируя результат без приложения лишних усилий. Декомпозиция целей пригодится в бизнесе, где каждая маленькая задача ведет к достижению цели. Как крупные, так и малые бизнесы могут использовать методику для анализа проектов и оценки их выполнения, чтобы:

• определить основные этапы для достижения конечного результата;
• сформировать бюджет на достижение промежуточных целей;
• назначить исполнителей для каждого этапа;
• расставить приоритеты для выполнения промежуточных задач;
• снизить риски, которые могут повлиять на достижение поставленных целей.

Несмотря на общую привлекательную картинку, у метода декомпозиции целей есть как преимущества, так и недостатки. Среди основных преимуществ можем перечислить следующие:

• Повышает мотивацию: благодаря разбивке громоздких задач, внушающих страх и неопределенность, вы можете двигаться к конечной цели поэтапно. Четкий план действий не вызывает тревожности, что повышает продуктивность и мотивацию.
• Дает ощущение контроля: вы расставляете приоритеты и сроки выполнения для каждой из задач и четко знаете, в каком порядке и когда их будете выполнять. Кроме того, становится проще делегировать определенный вид работ компетентным кадрам: так, РРС-специалисты могут заниматься настройкой и запуском контекстной рекламы, а маркетологи отслеживать эффективность усилий команды.
• Гарантирует достижение ожидаемых результатов: благодаря четко составленному плану действий, вы будете точно знать, какая задача будет выполнена в определенные сроки. Соблюдение дедлайнов устраняет эффект неопределенности и неожиданности. Забудьте о ситуации, когда руководитель нуждается в отчетах, а отчитываться не о чем!
• Трезвая оценка ситуации: конечно, может случиться и такое, что некоторые задачи будут казаться нереальными, учитывая некоторые факторы. Возможно, вы поймете, что нужно изменить исполнителей конкретной задачи или заложить больший бюджет для достижения цели. В любом случае, все проблемы можно обнаружить заранее, не причиняя вреда общим бизнес-процессам.

Что касается недостатков, то можем выявить только один: для качественной декомпозиции целей нужен квалифицированный специалист, который глубоко разбирается в бизнес-процессах и их взаимосвязи. К сожалению, не у каждой компании есть проджект-менеджеры или аналитики, поэтому придется потратить время на поиск соответствующего специалиста. Зато гарантируем, что такие инвестиции окупятся очень и очень скоро!

От теории к практике: примеры применения декомпозиции целей

Мы уже отметили, что метод декомпозиции целей можно применить в любом месте и в любое время. Будь то планирование рабочего дня или составление бизнес-планов на месяцы и годы вперед. Однако некоторые примеры могут показаться неочевидными. Методику декомпозиции целей вы можете наблюдать в повседневной жизни, даже не замечая этого:

• Декомпозицию целей можно использовать в организационных процессах производственной сферы, чтобы разделить громоздкие задачи на более управляемые операции. Например, сборочная линия автомобиля может быть разбита на такие процессы, как сварка, покраска и сборка.
• Декомпозиция целей пригодится при диагностике и лечении в сфере здравоохранения. Например, врач разбивает процесс диагностики болезни на более мелкие этапы, например сбор истории болезни пациента, проведение медицинских осмотров и запрос на лабораторное тестирование.
• Розничная торговля: декомпозиция целей используется для оценки сложных операций, таких как контроль запасов и обслуживания клиентов, или для определения способов совершенствования.
• Банковское дело: в этом случае методику можно использовать для разделения процесса обработки кредита на меньшие задачи, таких как проверка кредитоспособности клиента, пересмотр документов и предоставление кредита.
• Логистика: возможность разбить общую цепь поставок на более осуществимые процессы, такие как закупка, хранение, транспортировка, поставка, сервисное обслуживание.
• Информационные технологии: в разработке программного обеспечения декомпозиция целей часто используется для разделения общего проекта на более доступные действия. Например, создание нового веб-сайта можно разделить на более управляемые задачи, такие как написание ТЗ, дизайн, верстка сайта, программирование, тестирование, SEO-оптимизация, внесение правок.
• Как мы видим, декомпозиция целей – это метод, который часто используется в различных сферах. Предприятия могут использовать его, чтобы упростить сложные процедуры и определить дальнейшие точки развития. Так, ваша компания может повысить производительность, минимизировать затраты, а также повысить общую эффективность путем упрощения многих операций.

Принципы декомпозиции целей и как их применить

Поняв, что такое декомпозиция целей и зачем вообще нужна эта методика, предлагаем перейти к основным принципам. В теории все звучит просто: взял задачу, разделил ее на конкретные этапы и приступил к работе. Для достижения ожидаемых результатов рекомендуем придерживаться основных принципов декомпозиции целей. Среди них следующие:

• От общего к мелкому. Общая цель разбивается на подзадачи, количество которых варьируется от 2 до 5. Более того, каждая подзадача должна предусматривать конкретный план действий.
• Деление на конкретные группы. Распределять задачи можно по разным критериям: так, это может быть дедлайн, характер самой задачи или по приоритетности. Важно: одна цель – один критерий.
• Не забывайте о дедлайнах. Пропишите четкие дедлайны для выполнения той или иной задачи и не забудьте проинформировать исполнителей.
• Подробно прописывайте каждую подзадачу. Добавляйте описания с важными примечаниями, именами исполнителей, дедлайнами.
• Избегайте дублей. Проследите, чтобы подзадачи не дублировали друг друга.

Теперь вы точно готовы к внедрению методики декомпозиции целей в повседневные процессы! Для того, чтобы это сделать, следуйте пошаговой инструкции. Обо всех важных моментах и ​​подводных камнях на пути к успеху рассказываем ниже!

Шаг 1. Определите цель

Без понимания того, чего вы хотите достичь, нет смысла двигаться дальше. Убедитесь, что конечная цель соответствует критериям SMART, то есть она:

• конкретная: четко определена и недвусмысленна;
• измеримая: с конкретными критериями, которые помогут оценить прогресс в достижении цели;
• достижимая: возможна для выполнения;
• реалистичная: доступная и отвечает потребностям вашего бизнеса;
• ограниченная во времени: с четко определенным графиком и дедлайнами, включая дату начала и дату достижения цели.

Именно эта поставленная цель будет подлежать дальнейшей декомпозиции.

Шаг 2. Деление на этапы

Итак, вы определили цель, а что делать с ней дальше? Прежде всего, не паниковать. Теперь мы переходим к декомпозиции, и в первую очередь следует распределить общую цель на промежуточные этапы. Их количество может быть разным: обычно достаточно от 2 до 7 этапов, которые будут характеризовать начало, середину и конец. К примеру, процесс создания нового бренда условно можно разделить на следующие этапы:

• исследование целевой аудитории;
• исследование рынка и конкурентов;
• создание уникального торгового предложения;
• создание tone of voice бренда и визуальной идентичности;
• создание веб-сайта и аккаунтов в социальных сетях;
• запуск продукта.

Шаг 3. Деление на задачи

В предыдущем пункте мы разбили общие цели на конкретные этапы, однако пусть они вас не пугают. Каждый из вышеперечисленных этапов подлежит более детальной разбивке. К примеру, процесс создания веб-сайта будущего бренда можно разделить на следующие задачи:

• определение цели веб-сайта (продажи, информационный);
• выбор доменного имени и поставщика веб-хостинга;
• поиск CMS для веб-сайта и настройка;
• наполнение веб-сайта;
• поисковая и техническая оптимизация сайта;
• тестовый запуск.

Согласитесь, что такой план действий выглядит более четко и понятно. Более того, разбивка задачи на отдельные подзадачи позволяет делегировать обязанности. К примеру, веб-дизайнер будет заниматься разработкой визуальной идентичности и прототипированием, контент-менеджер — наполнением, а SEO-специалист уделит внимание поисковой оптимизации.

Шаг 4. Анализ плана действий на каждом этапе

Бизнес-процессы не столь однозначны, как бы нам того хотелось. Именно поэтому составив первоначальный план действий для каждого из этапов, следует пересмотреть его еще раз и трезво оценить ситуацию. Так, вы можете найти подзадачи, которые дублируют друг друга, или обнаружить значительные противоречия, которые будут мешать достижению конечной цели.

К примеру, в случае с запуском веб-сайта мы поставили процесс поисковой оптимизации сайта на предпоследнюю позицию. В большинстве случаев SEO-специалист должен приобщаться к работе на начальных этапах проектирования и создания сайта. Это поможет при создании прототипа, наполнении контентом, улучшении пользовательского взаимодействия.

Шаг 5. Определение инструментов для контроля

Вы определили основные этапы и разбили их на конкретные задачи. Делегировав подзадачи отдельным специалистам, пора подумать, как контролировать выполнение задач и соблюдение дедлайнов. Это может стать вызовом для компаний, предпочитающих удаленный формат работы.

К счастью, современные технологии решат эту головную боль: на сегодняшний день существует немало CRM-систем и других инструментов, которые помогут контролировать эффективность работы.

Например, вы можете воспользоваться доской Trello, чтобы сотрудники наглядно видели объем работы и заданий, которые касаются их. Выполнив определенную задачу, карту с прописанным заданием можно перетащить к разделу с выполненными. Таким образом, руководители всегда будут в курсе сложностей, возникающих во время работы, а также смогут своевременно контролировать соблюдение дедлайнов.

Шаг 6. Пора действовать!

Проверив несколько раз свой план действий на исправность и точность, делегировав обязанности и расставив дедлайны, можно ничего не бояться. Вводите декомпозицию целей в повседневную рабочую жизнь, однако не забывайте об отслеживании эффективности усилий.

Об отслеживании результатов

Кстати говоря об отслеживании эффективности результатов. Как и в большинстве других бизнес-процессов, измерение результатов осуществляется по ряду важных KPI. С ними нужно определиться сначала, чтобы сразу спланировать дальнейший вектор работы. Если мы говорим об измерениях результатов по методике декомпозиции целей, то KPI могут быть следующими:

• Количественные KPI: те, которые можно измерить в цифрах. Например: количество новых подписчиков в социальных сетях, чистая прибыль или даже количество успешно реализуемых проектов.
• Качественные KPI: не измеряются цифрами и обычно являются характеристикой самого процесса или бизнес-решения. К примеру: вовлеченность посетителей на веб-сайте или уровень удовлетворенности сотрудников компании.
• Опережающие KPI: применяют для прогнозирования успеха той или иной инициативы, чтобы принимать более обоснованные решения по бизнес-процессам.
• Целевые KPI: подходят для конкретных целей. К примеру, если в планах было провести мероприятие или вебинар, то показатель поможет измерить успех этого события.

Отметим, что в течение работы выбранные KPI могут изменяться и корректироваться в соответствии с новыми потребностями и обстоятельствами. Так, возможно, со временем вы достигнете поставленной цели, а для новой цели прошлые метрики уже не будут эффективными. В любом случае, за этим следует следить, чтобы всегда быть в курсе последних изменений и тенденций.

Каких ошибок следует избегать при декомпозиции целей

Казалось бы, мы уже прошлись по всем основным этапам и важным аспектам методики декомпозиции целей. Однако многие люди допускают неочевидные ошибки, которые могут повредить достижению результатов. Итак, советуем избегать таких ошибок при декомпозиции целей:

• Полная декомпозиция глобальных целей. Хотя мы и говорили о том, что декомпозиция целей помогает разбивать большую цель на мелкие задачи, однако здесь и кроется первая и неочевидная ошибка. Например: если перед вами стоит задача повысить продажи на 15% в течение года, не стоит прибегать к декомпозиции на такой долгий период. Более разумный подход — разбить цель на квартальные цели, и при истечении срока заново прописывать этапы на новый период.
• Не корректировать план действий. Если вы замечаете, что при завершении квартала не удается достичь поставленных результатов, то нет смысла придерживаться определенной стратегии работы. Вместо этого добавьте своему плану гибкости и скорректируйте стратегию с учетом прошлых ошибок.
• Отсутствие квалифицированного специалиста. Как уже отмечалось, общим процессом декомпозиции должен руководить опытный специалист — аналитик или проджект-менеджер. Так, специалист будет следить за соблюдением сроков, эффективностью усилий команды, а также контролировать общие процессы.
• Не учитывать внешние факторы. Экономические, социальные и политические факторы влияют на бизнес-процессы. Это следует учитывать при постановке задач, и на всякий случай иметь запасной план.
• Декомпозиция простых целей. В таком случае нужно не переусердствовать: если вы начнете прописывать план действий для каждой маленькой подзадачи, тогда на это уйдет много времени. Не тратьте напрасные усилия на очевидные вещи, чтобы провести эффективную декомпозицию более глобальных целей.
• Пренебрежение отслеживанием результатов. Измерение результатов – необходимый этап, который нельзя пропускать. Если вы пренебрегаете промежуточными данными, вы можете пропустить серьезные ошибки, которые в дальнейшем повлияют на конечный результат.

Выводы: советы по проведению эффективной декомпозиции целей

Надеемся, что эта статья помогла вам разобраться в методике декомпозиции целей. Мы поговорили о самом понятии и его значении, а также разобрались с тем, кому методика пригодится. Подытоживая все вышесказанное, можем дать следующие советы для достижения результатов:

• Подробно продумывайте промежуточные задачи. Чем яснее и проще поставлена ​​задача, тем меньше времени понадобится для ее выполнения.
• Следуйте поэтапному и взвешенному подходу. Не стоит проводить декомпозицию за один вечер: уделите этому достаточное количество времени, чтобы не упустить ни одного важного момента.
• Не планируйте впритык. Закладывайте дополнительное время и бюджет для выполнения задач во избежание неожиданностей и форс-мажоров.
• Избегайте противоречий и дублей. Лучше десять раз проверить план действий, чтобы потом сто раз не вносить в него коррективы.