Как оставаться продуктивным: 10 лайфхаков тайм-менеджмента для эффективного планирования времени

15.12.2023

Ольга Сомова

Специалисту любой сферы важно уметь правильно организовывать свое время, чтобы своевременно выполнять задачи и избегать выгораний. Маркетологи — не исключение. Нелегкий путь к идеальной самоорганизации можно упростить с помощью принципов тайм-менеджмента. В этой статье мы собрали 10 эффективных лайфхаков, которые помогут стать более продуктивными.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это технология, объединяющая способы по эффективной организации времени. Используя ее, человек способен побороть прокрастинацию, соблюдать дедлайны, поддерживать уровень мотивации и больше успевать. Навыки эффективного управления временем понадобятся любому человеку независимо от рода деятельности.

10 лайфхаков тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя как простые советы по сохранению эффективности и формированию графика, так и четко определенные стратегии и методы.

1. Распределение рабочего и личного

Если вам хорошо знакомы прокрастинация, выгорание и систематические переработки, то пора научиться делить свой день на определенные части. Вы можете использовать различные техники, например, принцип трех восьмерок — в день выделять 8 часов на работу, 8 часов на личную жизнь и 8 часов на сон. Чтобы эти три сферы между собой не смешивались и не создавали беспорядок в голове, необходимо научиться составлять графики, в которых вы четко выделите время для работы и личных дел.

2. Мотивация

Даже у самых больших энтузиастов встречаются периоды демотивации и апатии. Поэтому так важно помогать себе оставаться в тонусе и хорошем настроении — хвалить себя за любые свершения, напоминать о целях и давать время на отдых. Так вам будет проще поддерживать высокий уровень мотивации, а, значит, более вдохновенно работать.

3. Планирование

Это база тайм-менеджмента. Существует целый ряд способов планирования: ведение бумажного дневника, использование приложений на телефоне или ПК, стикеры, графики и т.д. Ознакомьтесь с разными видами и методами планирования дел и найдите наиболее удобный для вас.

4. Таск-менеджер

Если вы не любите держать планы в голове, начните пользоваться таск-менеджером — это специальные приложения и программы, помогающие в организации времени. К топовым сервисам можно отнести:

• Trello;
• Notion;
• Todoist;
• Jira;
• Worksection.

Если вы не можете платить за подписку, то можете воспользоваться бесплатным сервисами; например, Google Tasks или Google Календарь, или приобрести себе бумажный дневник. Главное — использовать только один инструмент для всех задач, чтобы избежать путаницы и видеть всю картину.

5. Отслеживайте результаты

Это можно делать как самостоятельно, так и в команде с коллегами. Выделяйте несколько минут каждый день или час раз в неделю, чтобы проанализировать достигнутые результаты, определить уровень эффективности и сформировать новые планы. Также вы можете изучить методологию организации работы, например Scrum, которая предусматривает «ретроспективу спринта», или другими словами — встречу, на которой команда обсуждает результаты работы и ищет решения для повышения продуктивности.

6. Напоминание

Не всегда удается все помнить, особенно когда имеешь много заданий — важных и не очень. В таком случае на помощь приходят напоминания. Таким образом, можно планировать встречи, важные события. Для этого вы можете воспользоваться функциями Календаря Google или некоторых таск-менеджеров. Главное — ставить заблаговременное напоминание, чтобы успеть подготовиться или выехать в необходимое место.

7. Сообщение и почта только в конкретное время

Если ваша работа не предусматривает постоянную срочную коммуникацию, то не стоит отвлекаться на каждое сообщение или письмо. Возьмите за привычку проверять почту и мессенджеры всего 1-3 раза в день. Таким образом, вам не придется отвлекаться на мелочи и постоянно настраиваться на работу.

8. Планируйте не только один день

Недостаточно формировать план в день вперед, ведь всегда есть задания и события, которые планируются заранее. Именно поэтому примите за привычку планировать на неделю, месяц и даже год вперед, чтобы не забывать о долгосрочных задачах и отложенных планах,

9. Перерывы

Давайте мозгу пора на отдых, ведь ни один человек не способен работать 24/7. Планируйте не только выполнение задач, но и перерывы и отдых. Если вы трудоголик и привыкли погружаться в работу с головой, таким образом вы сможете научиться вовремя отдыхать во избежание перезагрузки.

10. Не останавливайтесь

Не все выходит с первого раза, и даже если планирование не приносит результатов сразу, дайте себе время. Кардинальные изменения жизни происходят постепенно, поэтому необходимо адаптироваться и не торопиться. Начинайте с маленьких шагов, и не заметите, как ваша жизнь изменится к лучшему.

Техники эффективного выполнения задач

Техника Pomodoro

Это простая и известная стратегия, предполагающая распределение времени на периоды продуктивности и отдыха. Как это работает: перед началом выполнения задания или рабочего дня установите таймер на 25-30 минут. Это период вашей максимальной продуктивности, когда запрещено отвлекаться на посторонние дела. Когда прозвучит сигнал, разрешите себя 2-5 минут на отдыхе. В настоящее время можно сделать гимнастику или просто расслабиться. Затем цикл работы и отдыха повторяется еще 4-5 раз, после чего вы можете взять больший перерыв.

Для более простого использования этого способа существуют специальные приложения, которые автоматически ведут отсчет времени и предлагают дополнительные функции для лучшей концентрации.

Метод швейцарского сыра

Этот метод предполагает разбиение большой задачи на меньшие подзадачи. Подходит для людей, которые боятся больших объемов работы. Принцип прост: представьте большое задание как кусок сыра, в котором нужно сделать дыры. Выполнение каждой подзадачи = дыра. Таким образом, выполняя маленькие задания, вы незаметно для себя выполняете поставленную цель.

Система карт

Списки и графики помогают разбивать день на секции, которые необходимо максимально эффективно заполнить заданиями. Но как мотивировать себя выполнять поставленные задания в определенное время? В этом поможет система карт.

С вечера напишите 3-5 дел, которые вы планируете совершить завтра, на карточке размером 3×5. На следующий день, как только выполните запланированное задание или другую задачу, сразу же запишите его на обратной стороне карты. Так вы сможете поддерживать мотивацию в течение дня, а вечером проанализировать свою продуктивность и похвалить себя за старания.

Матрица Эйзенхауэра

Метод был разработан 34-м президентом США. Эта матрица помогает разделить задачи на 4 блока:

1. Важные и срочные. К этой категории относятся первоочередные задания, требующие внимания, но имеющие короткие сроки выполнения. Главное — не включать сюда слишком много заданий.
2. Срочные, но не важные. Сюда относятся задачи, которые нужно сделать быстро, но они не считаются продуктивными — например, ответ клиенту. Также сюда входят задания, которые можно и следует делегировать другим.
3. Не срочные, но важные. Это задачи, которые можно выполнять без спешки, но они требуют особого внимания. Главное не откладывать их в «длинный ящик», иначе они успешно перейдут в первую категорию.
4. Неважные и несрочные. Задачи с наименьшей приоритетностью, выполнение которых должно занимать минимум вашего времени.

Выводы

В этой статье мы рассмотрели лайфхаки и техники тайм-менеджмента, которые помогут стать более организованным и достигать поставленных целей. Главное:

1. Научиться планировать, и не только день — формируйте график на неделю и месяц, чтобы ничего не забыть.
2. Давать себе время на отдых во избежание выгорания и своевременно восстанавливаться.
3. Не отвлекаться по пустякам, все задачи прописывать в одном месте и напоминать себе о ключевых задачах.