10 причин настроить корпоративную почту: где, как и зачем

10.08.2021

Алексей Бакуменко

70–80% писем ваших рассылок останутся без внимания. К такому выводу пришли исследователи из Mailchimp, проанализировав тысячи отправленных email в 2019 году. Самый высокий показатель открытия оказался у писем из государственных учреждений — 28.77%. Коммерческим структурам пользователи верят гораздо меньше (показатель открытия email в сфере e-commerce — 15.68%).

Корпоративная почта — один из способов повысить доверие пользователя к электронным письмам. Почему это работает, как настроить корпоративную почту и сколько это будет стоить — читайте далее.

Содержание:

1. Что такое корпоративная почта?
2. Преимущества корпоративной почты
3. Сколько стоит настройка корпоративной почты?
4. Как настроить корпоративную почту Google?
5. Бесплатная корпоративная почта в Украине
6. Выводы

Что такое корпоративная почта?

Корпоративная почта — это электронный почтовый ящик, адрес которого содержит доменное имя сайта компании. Вот примеры таких адресов: 

• anton@serankin.com
• noreply@rabota.ua
• similarwebteam@similarweb.com
• support@yakaboo.ua
• noreply@olx.ua
• content@mann-ivanov-ferber.ru

Если письмо приходит с обычного адреса, после символа @ следует название почтового сервиса: gmail.com, mail.ru, yahoo.com. У адресов корпоративной почты в этом месте указано доменное имя сайта. Все, что видит пользователь до символа @, задает собственник почтового аккаунта.

Преимущества корпоративной почты

Зачем нужна корпоративная почта? Есть 10 причин, по которым следует настроить корпоративный e-mail.

1. Доверие

Использовать частные почтовые ящики под нужды бизнеса никто не запрещал. Это бесплатно, тем и подкупает. Но корпоративная почта Гугл вызывает куда больше доверия. Давайте рассмотрим пример: адрес ivanov_brasletiki@ukr.net. Менеджер интернет-магазина “Браслетики” Иванов никогда не узнает, что настроенная им рассылка почти целиком осела в папках “СПАМ”. А если какие-то письма и прорвались во “Входящие” — 4 из 5 пользователей отправят послание в “Корзину” не читая (средний процент открытия — 21.3%).

Email с непонятного частного адреса — это потенциальная угроза в глазах получателя. Внутри может быть купон на скидку. Или ссылка на вирус.

А если бы рассылка велась с адреса info@brasletiki.com? Такой email вызывает больше доверия и имеет все шансы избежать автоматической метки “Спам”. Потому что он отправлен с корпоративной почты.

Учитывайте, что адреса получателей для рассылки вы тоже не придумываете: пользователи контактировали с вашей компанией, заполняли анкеты, сознательно подписывались на рассылку. Увидев домен отправителя письма, они с большей вероятностью узнают вас (при условии, что их действия до этого были осознанными).

2. Уважение

Настроив корпоративный почтовый ящик, вы продемонстрируете пользователям готовность приложить усилия для того, чтобы ваше послание к ним попало. Вы цените время и комфорт получателей, избавляя их от необходимости решать, достойно ли ваше письмо доверия, безопасно ли его открывать.

3. Престиж

Выделив время и ресурсы для создания корпоративной почты Google, вы придаете весомость своему бизнесу. Создать частный аккаунт в gmail может любой аферист с несуществующей компанией-однодневкой. Сегодня он работает, шлет письма, собирает деньги с клиентов. А завтра — забросил почтовый ящик и пропал. 

Приложив усилия для организации корпоративных рассылок вы как будто подтверждаете, что ваша компания настроена серьезно и исчезать в ближайшее время не собирается.

4. Надежность

Письма, отправленные с корпоративной почты, снабжаются дополнительными параметрами безопасности — записью SPF и цифровой подписью DKIM. Почтовые сервисы больше доверяют таким письмам и редко отправляют их в спам.

5. Порядок

Используя для бизнеса личный почтовый ящик, вы рискуете потерять важные письма в потоке посторонней переписки. Создав корпоративную почту Gmail, вы разграничите частную жизнь и работу.

6. Безопасность

Бизнес-почту сложнее взломать. Разработчики почтовых сервисов осознают, что деловая переписка может быть гораздо привлекательнее для хакеров, чем частная, так как дает возможность получить доступ к финансовым документам, бизнес-проектам и коммерческим тайнам. В админ-панели почтовых сервисов можно оперативно сменить пароль, или заблокировать аккаунт.

7. Контроль

Корпоративная почта Gmail должна быть у всех сотрудников компании, чтобы контролировать их деловую активность. Например, вы сможете отследить, насколько быстро и правильно менеджеры отвечают на запросы клиентов.

8. Комфорт

Почтовые сервисы предоставляют в распоряжение владельцев корпоративных аккаунтов дополнительный функционал: облачное хранилище, календарь, чат. Набор опций зависит от конкретного сервиса.

9. Поддержка

Менеджеры email-сервисов помогут вам в решении проблем и дадут ответы на вопросы.

10. Общение

Создать корпоративную почту — значит еще и упорядочить деловую переписку сотрудников внутри компании, избавить их рабочие ящики от спам-рассылок.

Сколько стоит настройка корпоративной почты?

Существует 3 способа настроить корпоративную почту:

• с помощью почтовых сервисов от Google, Yandex, Mail.ru;
• на хостинге;
• на собственном сервере.

Последний — самый затратный: он предусматривает покупку оборудования для серверной и оплату обслуживающего специалиста.

Настройка корпоративной почты на хостинге бесплатная.

Тарифы Yandex:

Тарифы Mail.ru:

И в Yandex, и в Mail.ru функционал бесплатной версии позволяет полноценно пользоваться корпоративной почтой. Платные тарифы — способ получить пространство и комфорт (в частности, они избавляют от рекламы).

В Gmail корпоративная почта с минимальным функционалом почтового ящика обойдется в 5.4$ за человека в месяц. Бесплатный демонстрационный период длится 2 недели.

Как настроить корпоративную почту Google?

Корпоративный email-сервис Google называется Gmail от Google Workspace. Кроме домена в почтовом адресе бизнес-аккаунт предусматривает такие удобства:

• Внутренняя коммуникация сотрудников в Google Meets и Google Chat.
• Опциональные приложения: Admin, Endpoint, Vault, Work Insights.
• Доступ к облачному хранилищу (от 30 Гб).
• Встроенные приложения: календарь, таблицы, документы, слайды, Currents, Keep, Sites, Apps Scripts, Cloud Search, Jumboard.
• Защита. Модели машинного обучения Google блокируют фишинговые атаки и вредоносное ПО.
• В Google корпоративная почта интегрирована с сервисами Outlook, Mozilla Thunderbird и Apple Mail.
• Круглосуточная поддержка менеджеров Google.

Для создания корпоративного аккаунта в Gmail Workspace выберите тариф (или начните бесплатный пробный период).

В предложенной далее форме укажите название компании, выберите количество сотрудников и уточните страну, в которой работает ваш бизнес.

Следующий шаг — внесение контактной информации: фамилия, имя и текущий адрес электронной почты.

Google поинтересуется, есть ли у вас домен. При его отсутствии сервис предложит выбрать доменное имя и приобрести его. Выберите из списка понравившийся свободный вариант.

В противном случае нажмите кнопку “У меня есть домен” и введите его в открывшемся окне.

На этом этапе Google деликатно поинтересуется, как вы отнесетесь к его email-рассылкам. 

Далее вам нужно будет придумать имя почтового ящика (логин, часть адреса перед символом @), пароль и подтвердить, что вы не робот.

Это интересно: обратите внимание, с каким пониманием разработчики отнеслись к капче — “Мы догадываемся, что вы не робот, но должны спросить. Вы робот?” После такого вступления ставишь галочку не с раздражением, а с улыбкой.

При покупке домена в процессе настройки аккаунта нужно указать информацию о своей компании. Эти данные используются корпорацией ICANN для регистрации домена (обязательная практика по всему миру). Позднее в настройках можно определить, будет ли информация общедоступной.

Оплата выбранного тарифа снимается по истечению срока пробной версии, но для функционирования аккаунта необходимо пройти верификацию — подтвердить домен.

Для этого добавьте на сайт указанные сервисом атрибуты.

1. MX-запись. В панели DNS удалите существующие MX-записи и скопируйте туда запись, предоставленную для подтверждения. Содержимое поля “Имяхостпсевдоним” вставьте в графу “Имя”, выберите тип “MX (почтовый сервер)” и перенесите значение записи (полностью, в том числе точку) в строку “Домен”. Укажите заданную приоритетность.
2. HTML-файл. Скачайте файл, предоставленный для подтверждения. Добавьте его на сайт через панель управления хостингом с помощью менеджера файлов.
3. TXT-файл. Создайте новую запись в панели DNS. Вставьте в графу “Имя” содержимое поля “Имяхостпсевдоним”. Выберите тип “TXT (текстовая запись)” и скопируйте предоставленную для подтверждения запись в поле “Значение”.
4. Тег. Через панель управления хостингом в менеджере файлов откройте для редактирования файл index.html. Скопируйте в него тег, предоставленный для подтверждения. Расположите его перед закрывающим тегом.

Процесс подтверждения занимает до 72-х часов (зависит от скорости обновления DNS-записей).

После подтверждения домена корпоративная почта Гугл уже будет работать. Но ваши письма все еще могут с высокой долей вероятности попадать в спам. Укрепите надежность своих рассылок дополнительными параметрами безопасности.

• Для защиты от подделок ваших писем спамерами в DNS хостинга нужно внести SPF-запись (формат TXT): v=spf1 include:_spf.google.com
• Добавьте цифровую подпись DKIM. Она повышает доверие почтовых систем к вашим рассылкам. Сделать ее можно в настройках аутентификации электронной почты через админ-консоль Google Workspace: выберите домен, создайте запись и выберите все настройки следующего окна “по умолчанию”. Система сгенерирует значение TXT-записи, которое потом нужно скопировать в панель DNS. Далее в настройках почты нажмите “Начать аутентификацию”. Цифровая подпись будет активирована в течение 48 часов.

Бесплатная корпоративная почта в Украине

С 2017 года указ президента Украины заблокировал действия российских сервисов на территории страны. Бесплатные email от Yandex и Mail.ru стали для украинцев недоступны. Единственная достойная альтернатива от Google требует вложений, а это многим не подходит. Рассмотрим варианты бесплатного создания корпоративной почты в Украине.

Yandex и Mail.ru

Некоторые пользователи настолько привыкли к интерфейсу запрещенных сервисов, что продолжают пользоваться ими, несмотря на блокировки. Доступ к ресурсам можно получить через VPN (в браузере Opera функция вшита изначально, включается по желанию).

Настройка почты в Yandex и Mail.ru очень похожа на аналогичную от Google: интуитивно понятный интерфейс, подтверждение домена (теми же способами), добавление записей MX, SPF и DKIM. Функционал тоже не сильно отличается. Разница в основном в масштабах: объем хранилища, количество почтовых ящиков. 

Важно: Мы не рекомендуем использовать указанные сервисы, так как они запрещены законом на территории Украины!

Корпоративная почта на хостинге

Для этого способа нужны домен и хостинг. Единой инструкции по настройке нет, так как на разных хостах процесс может различаться.

Для настройки корпоративной почты зайдите в меню электронной почты на панели управления хостингом, введите домен, имя пользователя, пароль и объем ящика. Далее внесите DNS-записи, и почта заработает.

Выводы

1. Gmail, Yandex, Mail.ru, Proton, Zoho, на своем хостинге, на своем сервере — вариантов создания email-аккаунтов для бизнеса много. 
2. Функционал сервисов позволяет навести порядок в деловой переписке, облегчает коммуникацию внутри компании и придает серьезности каждому письму, отправленному с корпоративного адреса. 
3. Домен в адресе письма — не единственный, но важный стимул его прочитать.

Также читайте другие статьи в блоге Webpromo:

• 10 лайфхаков Google My Business: выходим в ТОП локальной выдачи;
• Как рекламодателям финансовых продуктов с ограничением подать заявку на сертификацию в Google?;
• Instagram представил обновленную функцию и рекламу Reels. Как создавать привлекательные ролики?;

И подписывайтесь на наш Telegram-канал про маркетинг.