Trello — платформа для управления проектами. Что это такое, как работает и в чем главные преимущества

19.09.2023

Анастасия Кузнецова

Пытаетесь обуздать хаос в рабочей или личной жизни? Ведение планеров истощает, а времени и вдохновения все равно ни для чего нет? Советуем обратить внимание на Trello — спасательную соломинку для тех, кто стремится к оптимизации своих усилий и хочет научиться грамотно распределять задачи.

Вы могли неоднократно слышать о Trello: однако, если вы читаете эту статью, тогда, скорее всего, вы все еще не обуздали этот инструмент. Вместе с Trello вы забудете о «сломанном телефоне» в переговорах с командой, куче наклеек с кричащими дедлайнами и эмоциональном истощении. В этой статье мы расскажем, что это за волшебная палочка и как ее эффективно использовать.

Фото: Trello

Trello — что это такое и в чем его особенность

Trello — это удобный таск-менеджер в виде доски с карточками, основная цель которого состоит в управлении задачами. Принцип работы основывается на методологии Kanban, согласно которой отдельные задачи состоят таким образом, чтобы каждая часть рабочего процесса была легко визуализирована. В то же время члены команды распределяют между собой выполнение отдельных задач, результативность которых легко отслеживается.

Trello предлагает множество функций для эффективного управления любым проектом. Например:

• Просмотр календаря: в Trello есть режим просмотра календаря, который упрощает отслеживание дедлайнов и сроков выполнения задачи.
• Уведомления: платформа автоматически отправляет уведомления на мобильный телефон или электронную почту каждый раз, когда кто-то упоминает вас в задании, добавляет комментарий или обновляет карточку.
• Поиск и фильтрация: Trello имеет мощную систему поиска карточек, досок, меток и даже членов команды. Кроме этого, все карты можно фильтровать по критериям на выбор (например срок выполнения).
• Trello интегрируется с другими инструментами, такими как Google Drive, Slack и Github для облегчения работы команды.

Trello предлагает дополнительные возможности:

• автоматизация, которая помогает настроить стандартные процессы для экономии времени команды;
• функция настройки карт позволяет создать персонализированное рабочее пространство;
• наличие хронологии позволяет отслеживать прогресс и в любой момент вернуться к исходной точке;
• в карты можно добавлять вложения — pdf файлы, изображения и даже видео. Это позволяет держать всю необходимую информацию о проекте в одном месте;
• готовые шаблоны для многих сфер деятельности позволяют настроить эффективное рабочее пространство;
• Trello также позволяет устанавливать дополнительные плагины.

Как работает Trello: разбираемся в командах, списках, досках и карточках

В основном принцип работы Trello довольно понятен. Так, инструмент позволяет создавать доски со списками карточек, связанных с определенным проектом. Чтобы избежать путаницы, предлагаем дать четкое определение наиболее распространенным терминам:

• Доски организуют все объекты в отдельные группы. Каждая доска может содержать несколько списков, каждый из которых имеет свой набор задач. К примеру, у вас может быть доска для работы над блогом или самим веб-сайтом. Отметим, что целесообразнее всего создавать новые доски для отдельных проектов.
• Списки. На одной доске можно создать огромное количество списков. Они, в свою очередь, наполнены картами с описанием задания. За определенным списком можно закрепить исполнителя задания. Целесообразнее всего использовать методологию Kanban: задачи, над которыми вы работаете, перемещайте слева направо от одного списка в следующий, чтобы лучше отслеживать прогресс
• Карточки — это отдельные элементы в списке, которые должны быть конкретными и понятными. К карточкам можно добавлять комментарии, описания и обсуждать важные моменты с другими членами команды. Кроме того, можно также добавить контрольный список с подзадачами или загрузить необходимые файлы.
• Команда — это определенная группа людей, которых закрепляют за досками и предоставляют доступ к спискам или картам на них. Как правило, именно эти люди и отвечают за выполнение задачи.

Trello: короткий гайд для старта

Чтобы начать использовать Trello, создайте учетную запись. Это можно сделать с помощью регистрации на платформе по почте вручную или с помощью уже существующей учетной записи в Google, Microsoft, Apple, Slack.

Создаем доску и добавляем команду

Как вы поняли, в Trello ничего не происходит, если это не отображается на доске. Итак, создать доску можно с помощью следующих шагов: в разделе «Личные доски» нажмите кнопку «Создать новую доску». Дайте ей название, которое соответствует определенному проекту. На этом этапе можно выбрать фоновый цвет или узор. В следующем окошке выберите команду, которой вы хотите предоставить доступ к доске.

Созданная доска отображается на домашней странице аккаунта.

Если у вас еще нет созданных команд Trello, вы можете добавлять отдельных участников по одному. Для этого откройте нужную доску и выберите вкладку «Участники» в левой верхней части. Введите электронную почту пользователя, которому необходимо предоставить доступ. Также вы можете ввести никнейм, по которому этот пользователь зарегистрирован в Trello. Нажмите кнопку «Отправить приглашение» и ожидайте подтверждения.

Если вы не располагаете информацией относительно электронной почты или никнейма, можно создать доску с открытым доступом.

Создаем списки

Следующий шаг — организация задач. Списки можно настроить по многим критериям, например: по статусу исполнения, по исполнителю, по сроку исполнения и т.п. Создать список очень просто: прежде всего, откройте доску, в которой вы хотите создать список. Нажмите кнопку «Добавить список» (справа, если у вас уже есть несколько списков или под названием доски, если она еще пуста).

Назовите список и нажмите кнопку «Добавить список». После этого у вас появится кнопка для добавления карточек.

Напомним, что вы также можете добавить контрольный список и загрузить вложения. Уделите время изучению возможностей платформы, чтобы определить наилучшие функции для своей работы.

Что касается приоритезации задач в списках, то здесь все зависит только от вас. Вы можете построить собственную иерархию из задач, однако самым удачным решением будет размещение важных задач сверху. Чтобы переместить задачу в списке, зажмите соответствующую строку и переместите ее на нужное место.

Создаем карточки

Карточки имеют немало функций, однако самые полезные из них — возможность добавления участников и сроков выполнения. Если вы работаете в команде, необходимо вовремя информировать коллег об определенных изменениях и обновлениях. Карточки с дедлайнами помогут и при организации личного рабочего пространства, ведь вы всегда будете в курсе необходимых сроков.

Когда карточка подвергается определенным действиям (перемещение, архивация, добавление комментариев), все участники получают уведомления.

Добавьте команду к определенной карточке с помощью следующих шагов: нажмите на карту, к которой нужно добавить пользователей. В правой части нажмите «Участники» и из предложенного списка выберите нужных пользователей.

Укажите срок выполнения: выберите карточку, для которой необходимо выставить сроки выполнения. В правой части карточки нажмите «Сроки выполнения». Выберите дату в календаре, добавьте время и нажмите кнопку «Сохранить».

Также можно добавить цветные метки к карточкам, которые помогут определить тип задания или принадлежность карты к определенной группе. Чтобы добавить метку, выполните следующие действия. Щелкните на карточку, к которой нужно добавить метку. Нажмите на значок метки справа и выберите подходящую из доступного списка. Добавить название в метку можно с помощью режима редактирования рядом с значком метки.

Добавить метку можно и с помощью горячей клавиши “L”.

Комбинации горячих клавиш Trello для большего удобства

В Trello есть ряд полезных комбинаций клавиш, которые облегчают работу с большим объемом информации. Ниже приводим самые популярные варианты:

• B открывает меню «Доски». Здесь вы можете искать разные доски и переключаться между ними.
• С для архивации карт;
• Е для быстрого редактирования карт;
• Control+Enter (Windows) или Command+Enter (Mac) для сохранения текста;
• Enter для открытия карточки;
• M для добавления/удаления участников;
• T для переименования карточки;
• ? для открытия подсказок по горячим клавишам.

С полным списком комбинаций горячих клавиш можно ознакомиться по ссылке.

Сколько стоит Trello: все тарифные планы и их стоимость

В сравнении с другими платформами для управления проектами, Trello имеет умеренные цены и предоставляет возможность бесплатного использования. С актуальными ценами можно ознакомиться на официальном сайте Trello. По состоянию на сентябрь 2023 года тарифы следующие:

• Бесплатный пакет для всей команды включает в себя неограниченное количество карточек, до 10 досок на одно рабочее пространство, неограниченное хранилище для файлов размером до 10 МБ и т.д.
• Стандартный пакет ($5 за одного пользователя) включает в себя неограниченное количество досок, усовершенствованные списки, неограниченное хранилище для файлов размером до 250 МБ и т.д.
• Премиум пакет ($10 за одного пользователя) включает наличие дополнительных функций, приоритетную поддержку от платформы, функции администрирования и безопасности.
• Пакет enterprise ($17.50 за одного пользователя) предоставляет неограниченное рабочее пространство, возможность управления публичными досками и доступ к SSO и управление пользователями с помощью Atlassian Access.

Как выбрать нужный тарифный план? Если вы планируете использовать Trello для личных целей или ваш проект небольшой, тогда можно воспользоваться бесплатной версией. Стандартный пакет подходит командам, которым необходимо управлять задачами и организовывать совместную работу над одним проектом. Если вам необходимо визуализировать работу многими способами, тогда пригодится тариф премиум. Наконец, пакет enterprise — лучший выбор для крупных организаций, которые стремятся обеспечить качественную работу команд и повысить уровень безопасности в целом.

Примеры досок в Trello: шаблоны для разных сфер деятельности

Trello имеет еще одну удобную функцию, а именно — наличие уже готовых шаблонов для различных сфер деятельности. Среди них бизнес, образование, дизайн, проектирование, продажи, управление продуктами и проектами и т.д. Любой шаблон можно скопировать и добавить в рабочее пространство. Преимущество заключается в том, что готовые решения уже протестированы другими пользователями, поэтому вам необходимо лишь немного скорректировать шаблон под себя.

Шаблоны для маркетинга охватывают множество полезных направлений: контент для блога, мероприятия по SEO, кампания по inbound маркетингу и т.д. Каждый найдет для себя готовое решение для повышения продуктивности.

Выводы

Trello — это простой и удобный инструмент для управления задачами, проектами и командной деятельностью в целом. Инструмент лучше всего подходит для небольших команд и проектов, которые не требуют большой сложности. С помощью досок, карточек и списков можно легко визуализировать задачи и отслеживать прогресс. Простой и гибкий в использовании инструмент требует минимального обучения, а умеренные цены и наличие бесплатной версии не на шутку привлекает пользователей.

Поэтому рекомендуем и вам протестировать Trello. Конечно, с первого раза, возможно, будет трудно ориентироваться в новом интерфейсе. Однако время, которое вы уделите изучению платформы, станет удачным вложением в продуктивность команды или качество проекта.