LMS-система как стратегическая инвестиция. Как управление обучением способствует развитию команды и повышает ее эффективность?
Около 50% новых компаний терпят неудачу и прекращают свое существование в течение первых пяти лет. Причин тому может быть множество: и неблагоприятные условия рынка, и не релевантный продукт, и высокая конкуренция. Однако корень проблемы может скрываться в не оптимизированных внутренних процессах компании.
Отсутствие качественного онбординга, корпоративной базы знаний и гибкой системы обучения приводит к снижению эффективности работы команд и, как следствие, невыполнению KPI по проектам.
Чтобы удовлетворить потребность в постоянном развитии, все больше компаний внедряют в рабочие процессы LMS-системы — корпоративные базы знаний, которые предоставляют сотрудникам доступ к актуальной информации и навыкам. Аня Науменко, HR-менеджер Webpromo, поделилась секретами выбора качественных инструментов для обучения, которые протестированы и одобрены командой👌
Что такое системы LMS и какие они бывают?
LMS или система управления обучением — это инструмент, который помогает планировать и внедрять образовательные программы, а также отслеживать их эффективность. LMS системы для корпоративного обучения помогают компаниям структурировать подход к адаптации новых сотрудников, а также поддерживать актуальность навыков среди уже имеющихся команд.
На сегодняшний день существует множество классификаций систем управления обучения, однако основными видами являются:
- Облачные LMS являются отличным вариантом для быстрого внедрения во внутренние процессы компании. Они обеспечивают доступ к обучению в любое время и в любом месте благодаря хранению данных в облачных хранилищах, а также защищены от несанкционированной утечки информации. Еще одним преимуществом является то, что облачная LMS экономически выгодна по сравнению с другими типами из-за низкой стоимости, а также имеет гибкие параметры настройки в соответствии с потребностями компании.
- Локальная LMS предоставляет компаниям больше контроля над данными и расширенные возможности управления системой. Сотрудники получают доступ к учебным программам, что установлены на локальных серверах компании, благодаря чему подключение к Интернету не обязательно. Среди недостатков — высокие первоначальные затраты, связанные с приобретением специального аппаратного обеспечения. Более того, поддержка такой системы требует дополнительных ІТ-ресурсов.
- Мобильные LMS открывают доступ к учебным материалам с мобильных устройств. Благодаря этому, сотрудники могут учиться в любое время и более эффективно планировать свой график.
- LMS с открытым исходным кодом можно адаптировать к индивидуальным потребностям бизнеса. Такой вариант подойдет для крупных компаний, которые имеют ресурсы для найма отдельной команды ІТ-специалистов для обслуживания, поддержки и настройки системы.
- Корпоративная LMS подходит для крупных компаний с более чем 500 сотрудниками. Она позволяет проводить корпоративные тренинги по адаптации, повышению квалификации и переподготовке. Некоторые платформы также позволяют создавать группы с несколькими учащимися, дорожную карту обучения и поддерживает элементы геймификации.
- Пользовательская LMS учитывает специфические требования, процессы и цели вашей компании. Такой тип LMS предоставляет интуитивно понятные инструменты редактирования и создания контента, высокий уровень автоматизации, доступ к расширенным отчетам и аналитике. В частности, информационные панели можно настроить в брендовом стиле с помощью цвета, логотипов и других элементов айдентики компании.
Преимущества LMS-систем для бизнеса и сотрудников
Руководствуясь стратегией компании, анализируя потребности бизнеса и запросы сотрудников и улучшая свой продукт на постоянной основе, вы будете иметь мощный инструмент, который станет опорой и страховкой для обеих сторон — бизнеса и команды одновременно.
Основные преимущества LMS-системы для сотрудников:
- Быстрая адаптация. Наличие большой библиотеки знаний помогает снизить уровень стресса для новых сотрудников, ведь им не нужно «ловить» своего руководителя для уточнения большого количества вопросов. А вопросы на новом месте работы являются абсолютной нормой 😄
- Актуальность материалов для всей команды. Есть ошибочное мнение, что необходимость в LMS возникает исключительно у новых сотрудников. Однако даже опытные специалисты должны иметь доступ ко всем рабочим и организационным процессам. Не удивляйтесь, когда сотрудник, который работает в компании пять лет, спросит: как снимать офис с охраны?
- Развитие себя как специалиста, ведь учебные материалы должны обязательно опираться на актуальные потребности бизнеса/точки роста/обновления необходимых технических инструментов.
- Быстрое информирование об обновлении внутренних процессов и положений компании — мастхев для каждого сотрудника.
Основные преимущества, которые получает бизнес:
- Уменьшение текучести кадров благодаря быстрой и основательной адаптации, что позволяет получить нового компетентного члена команды в короткие сроки. Согласно статистике, 83% сотрудников уволились в первый месяц работы из-за неполноценного процесса адаптации в компании.
- Оптимизация времени руководителя направления/тимлида. Инструмент значительно оптимизирует время для объяснение базовой информации. Любые изменения в процессах также оперативно появляются в базе знаний.
- Сокращение расходов на образовательные мероприятия. Например, один и тот же курс в системе сотрудник может прослушать необходимое количество раз. В то же время, при отсутствии LMS компания должна регулярно оплачивать посторонние тренинги и обучения для повышения квалификации.
Как работать с LMS системой?
Выше мы разобрались, что, по сути, LMS — это большое виртуальное хранилище знаний. Чтобы получить к нему доступ, сотрудник должен получить логин и пароль или воспользоваться корпоративной электронной почтой. В некоторых случаях необходимо установить программное обеспечение на компьютере или получить доступ к нему через сервер компании.
Интерфейс платформы может отличаться в зависимости от предоставленных прав, например:
- Администраторы — это пользователи, которые управляют LMS и непосредственно отвечают за систему обучения своей компании (например, руководитель отдела HR или рекрутинга). Среди основных обязанностей: настройка и поддержка платформы LMS, управление учетными записями пользователей и обеспечение целостности и безопасности данных.
- Инструкторы (учителя) — это пользователи, что разрабатывают учебные материалы. Они создают содержание и программу курса, оценивают прогресс студента и дают обратную связь. В зависимости от размера компании это могут быть как руководители отделов, так и тимлиды или отдельные специалисты, что занимаются онбордингом и адаптацией.
- Ученики — это сотрудники, клиенты или партнеры, для которых и разработана LMS-система. Они получают доступ к курсам, учатся под руководством инструктора, проходят тестирования и сертификацию.
При этом для эффективного внедрения LMS-системы недостаточно оплатить подписку на сервис и предоставить к нему доступ необходимым сотрудникам. Подавляющее большинство успеха зависит от качества обучающего контента: он должен быть персонализированным, актуальным и отвечать текущим запросам сотрудников.
Как выбрать систему LMS для своей компании?
Современный рынок предлагает сотни, а то и тысячу различных систем управления обучением. Кажется, что среди такого разнообразия просто невозможно выбрать ту, которая отвечала бы всем ожиданиям и потребностям бизнеса. Для того, чтобы упростить поиск LMS-системы, советуем обращать внимание на следующие критерии:
- Доступность к учетной записи и материалам курса через различные устройства — компьютеры, планшеты или смартфоны. В идеале LMS должна работать в браузере, а также поддерживать загрузку файлов из базы знаний на устройство пользователя.
- Интеграция со сторонними платформами, возможность создавать курсы с помощью встроенного конструктора или импортировать материалы обучения из других платформ. Дополнительное преимущество — конвертация имеющихся слайдов или текстовых документов в другие форматы.
- Информирование. Наличие уведомлений, что напоминают ученикам о дедлайнах или открытии доступа к новым материалам.
- Аналитика и отчетность. Возможность создавать отчеты об общей продуктивности учеников, пересматривать свой прогресс, чтобы при необходимости устранить пробелы в знаниях.
- Безопасность данных. LMS-система должна быть защищена системой единого входа, двухфакторной аутентификацией и поддерживать резервное копирование данных.
- Масштабируемость. Компания со временем развивается, а количество сотрудников и потребность в более мощных инструментах увеличивается. Убедитесь, что выбранная вами система управления обучением сможет отвечать потребностям бизнеса на любом этапе его развития.
Важно! Выберите одну систему, в которой будут храниться все материалы. Это поможет избежать долгих поисков, минимизировать возможность потери любых материалов и организовать процесс таким образом, чтобы сотрудники могли быстро найти нужный документ для выполнения конкретной задачи.
Подборка лучших инструментов для обучения сотрудников
В заключение предлагаем ознакомиться с несколькими полезными инструментами, которые обеспечат стабильный образовательный процесс внутри вашей компании.
SmartExpert
SmartExpert — это LMS-система, что помогает компаниям систематизировать процесс обучения сотрудников. Среди основных преимуществ — интуитивно понятный интерфейс, доступная стоимость и широкий функционал, а именно:
- Эффективный онбординг: добавьте все необходимые материалы о компании, которая поможет новичкам быстрее интегрироваться в рабочие процессы и понять корпоративную культуру. Это может быть брендбук, информация о системе мотивации, должностные инструкции, положения корпоративной этики и т.д.
- Создание обучающих курсов. Система позволяет добавлять любой тип контента, что сделает обучение более интересным и разнообразным. Например, презентации, документы, таблицы, видео, аудио, ссылки.
- Корпоративная база знаний, что хранит всю необходимую информацию о бизнес-процессах в одном месте, например инструкции, технические карты, отчеты, корпоративная библиотека.
- Оценка компетенций поможет создать индивидуальный путь развития внутри компании для каждого члена команды. Платформа содержит готовые библиотеки компетенций, которые сокращают время для оценки кадров.
- Элементы геймификации, которые сделают обучение интерактивным и разнообразным. Создайте собственную корпоративную валюту и онлайн-магазин, награждайте работников за прохождение уроков, сдачу экзаменов и т.д.
Стоимость LMS зависит от количества сотрудников компании, а также функций, которые необходимы для эффективной работы. Минимальный тариф — $25 (доступ к корпоративной базе знаний для 50 сотрудников на месяц). Вы можете воспользоваться онлайн-калькулятором и рассчитать стоимость услуг для своего бизнеса. Также доступна бесплатная пробная версия.
Loom
Loom — это платформа, которая позволяет быстро и легко записывать видео и делиться ими. Инструмент спасет вашу команду в ситуациях, когда письменная коммуникация не эффективна. Например, при объяснении сложных тасков или для проведения воркшопов по использованию определенных инструментов. Среди основных функций, доступных в Loom:
- Запись экрана, камеры, микрофона или всего одновременно.
- Возможность поделиться видео по ссылке без загрузки.
- Возможность оставлять комментарии и обратную связь под видео, что упрощает коммуникацию между разными отделами.
Также рекомендуем обратить внимание на «прокаченную» версию — Loom AI. Она содержит набор инструментов на основе искусственного интеллекта, которые могут автоматически добавлять субтитры в видео, создавать выжимку из важных тезисов или быстро редактировать записанный видеофайл.
Платформа имеет бесплатную версию, что позволяет записать 25 видео до 5 минут, а также поддерживает транскрипцию более чем на 50 языках. Стоимость Loom стартует от $15 в месяц, что однозначно оправдывает рентабельность инвестиций в этот инструмент.
Пример использования платформы Loom компанией Webpromo для проведения воркшопов
Виртуальные ИИ-помощники
Все слышали о ChatGPТ и Gemini — ведущих чат-ботах на основе ИИ, с помощью которых можно выполнять разноплановые задачи. Но знали ли вы, что их возможности позволяют создавать качественные аттестации для сотрудников? Если нет, тогда добро пожаловать в будущее 🙂
Залог успеха — введение четкого и структурированного промпта, который поможет ChatGPТ или Gemini создать качественную «базу» для будущих материалов. Такий подход значительно оптимизирует время, что необходимо выделить на написание аттестаций.
Но примите во внимание, что ИИ не сделает всю работу качественно и не опишет бизнес-процессы. Именно поэтому при создании технических аттестаций рекомендуем дополнительно привлекать экспертных специалистов и руководителей направления.
Выводы
Выбор правильной системы управления обучением имеет решающее значение для развития сотрудников и компании в целом. Важно выбрать инструменты, которые будут отвечать целям бизнеса и привлекать команду к образовательному процессу.
Внедрение LMS системы требует вложения многих ресурсов: времени, экспертизы, финансов. Но это точно стоит усилий: инвестируя в LMS, вы обеспечиваете стабильность команды, высокие продажи и успешное будущее вашей компании.
